Konference RA VI Scientific Forum - WMO

Popis předmětu

2.1 Předmětem plnění této veřejné zakázky je zajištění konferenčních prostor, ubytování a občerstvení pro mezinárodní konferenci RA VI Scientific Forum pořádaná Světovou meteorologickou organizací (WMO) ve spolupráci s Českým hydrometeorologickým ústavem. Konference bude probíhat ve dnech 4. - 6. 11. 2025 (3. 11. 2025 – odpoledne – jednání organizátorů konference). 2.2 Požadavky na Venue/hotel (počet osob 70): • 1x presentation hall– (finální počet účastníků bude potvrzeno z preregistrace) – nutná WIFI a připojení a zařízení pro online video meeting (promítačka/TV atp.), • budou probíhati panelové diskuse – tiskovka, takže prostor pro stoly, židle, případně pódium vpředu konferenční místnosti, • 2x malá meeting room – kapacita cca 10 lidí – nutná WIFI a připojení a zařízení pro online video meeting (promítačka/TV atp.), • restaurace v hotelu s patřičnou kapacitou, kde by byly obědy a případně i social event. (společná večeře atp.), • před presentation hall nebo někde poblíž je potřeba prostor na catering během coffe breaku a instalování poster sekce, • coffe break – dopoledne 4. – 6. 11. 2025, odpoledne 4. a 5. 11. 2025 • sleva na ubytování pro účastníky konference RA VI SF 2.3 Specifikace požadovaných služeb, viz příloha č. 2 této Výzvy. Odůvodnění přímého zadání: Hotel OREA Pyramida je objednáván pro zajištění chystané konference RA VI Scientific Forum pod záštitou Světové meteorologické organizace v součinnosti s ČHMÚ, která je jako oficiální zástupce České republiky odpovědná za její hostování. Ze strany WMO bylo vyžadováno co nejrychlejší zaslání Letter of Offer, kde bude již vypsáno konkrétní místo konání konference, za účelem možnosti vyčíslení nákladů, které bude WMO schopno finančně sponzorovat za jednotlivé delegáty zemí. Vzhledem k časové tísni s udaným termínem koordinačního setkání ze strany WMO, nebylo možné z procesních důvodů uskutečnit výběrové řízení v plánovaném režimu (uzavřené pro oslovené subjekty) a proto byla zvolena varianta uzavřeného výběrového řízení zadávaného napřímo, které lze v daném čase zrealizovat. Na základě specifikací byl z tohoto důvodu proveden pouze průzkum trhu s vytipovanými třemi subjekty, kde byly zohledněny podmínky udané WMO, dostupností a cenovou nabídkou. K přímému oslovení byla vybrána nejnižší nabídka. Cenová nabídka se nevymyká běžným cenám poptávaných služeb. Nedodržení podmínek zadaných WMO ze strany organizace zastupující ČR ve WMO by uškodilo ČHMÚ na důvěryhodnosti na mezinárodní scéně.