Twinningová mise č. 3/24 municipalit a institucí z Ukrajiny při veletrhu URBIS

Popis předmětu

Předmětem veřejné zakázky je organizační a koordinační zajištění twinningové mise municipalit a institucí z Ukrajiny, která se koná při příležitosti veletrhu a konference URBIS The Smart Cities Meetup. o Ubytování v hotelu v Brně Celkem 140x pokoj/noc v termínu 3.6. až 7.6. – 35 pokojů na 4 noci pro 35 osob (účastníci mise + doprovod), minimální úroveň 3*, se snídaní, v docházkové vzdálenosti (max. 10 minut chůze) Výstaviště Brno (v případě nedostupnosti je možné ubytování v centru Brna s přímým spojením MHD s dojezdem cca 25 minut). Zadavatel požaduje možnost flexibility pro případné snížení počtu pokojů o 30 % – upřesní projektový manažer MPO. o Fixní příspěvek na cestovné Náklady na dopravu budou řešeny ve formě fixního příspěvku na cestovné ve výši 5 500 Kč na osobu, celkem pro 35 osob (účastníci mise + doprovod). Dodavatel proplatí po domluvě s účastníky mise buď přímo nákup cestovních dokladů, nebo fakturu vystavenou účastníkem. Pro podávání nabídek zadavatel nastavil výši této položky fixně s ohledem na možné kolísání cen a odlišné trasy a způsob dopravy jednotlivých účastníků. V případě úspor bude dodavatelem fakturována částka vycházející z reálně vynaložených nákladů. Položka zahrnuje dopravu na trase Ukrajina – ČR a zpět i dopravu po ČR. o Vstupenky na veletrh URBIS Standardní 3denní vstupné pro 35 osob. Kontaktní osoba Veletrhů Brno: Miroslava Badalová: +420 725 195 120 nebo mbadalova@bvv.cz. o Vstupenky na networkingové večery Zajištění vstupu pro 35 osob na oba oficiální networkingové večery veletrhu URBIS v úterý 4. 6. a středu 5. 6. Kontaktní osoba Veletrhů Brno: Miroslava Badalová: +420 725 195 120 nebo mbadalova@bvv.cz. o Hostesky Zajištění 2 hostesek na všechny 3 dny veletrhu (4. až 6.6., 8:30–18:00). Hostesky budou asistovat při vydávání badgů (proběhne 4. 6. v ranních hodinách), vydávání a sběru tlumočnické techniky a navigaci návštěvníků po areálu. Vždy musí být minimálně 1 hosteska na místě k dispozici. o Catering Zajištění networkingového cateringu (lehký oběd) na veletrhu URBIS ve výstavním prostoru (národní zóna, pavilon A) na termíny 4., 5. a 6.6. (všechny 3 dny). Sortiment občerstvení typu sendviče, wrapy, bagety, kanapky, mini řízky (a jiné pokrmy snadné na konzumaci) a nápojový sortiment (voda, džus, pivo, káva, čaj). Množství pro 120 osob každý den (ukrajinští účastníci mise + partneři) – 3x větší kusy občerstvení (např. sendvič) nebo 6x menší kusy občerstvení (např. mini řízek) a 2x studený + 1x teplý nápoj na osobu. Na první den 4. 6., zajištění přípitku ku příležitosti slavnostního zahájení v cca 12:30 – 200 skleniček se sektem pro účastníky. Položka catering zahrnuje zajištění obsluhy a obslužného personálu. o Organizační a koordinační činnost realizátora Zahrnuje zajištění výše uvedených položek, související komunikaci s projektovým manažerem MPO a účastníky twinningové mise a vypracování závěrečné zprávy v rozsahu 1 (až 2) A4 s vyúčtováním a minimálně 4 fotkami z akce. Dále je požadována účast 1 osoby koordinátora v termínu 3. 6. (od 10:00) do 7. 6. (do 16:00), tj. celkem 5 dnů v Brně. Hlavním úkolem koordinátora bude asistence při check-inu a check-outu, informační podpora zahraničních účastníků, práce se subdodavateli na místě a výpomoc projektovému manažerovi MPO.