Twinningová mise č. 25/25 na Clara Days 2025

Popis předmětu

Předmětem veřejné zakázky je organizační a koordinační zajištění twinningové mise ukrajinských studentů a vyučujících na konferenci CLARA DAYS 2025. Místo konání akce: CIIRC ČVUT, Jugoslávských partyzánů 1580/3, Praha 6. Požadované plnění zahrnuje následující položky: • UBYTOVÁNÍ V PRAZE o Zadavatel požaduje ubytování pro 25 osob v termínu 11.11.2025 až 13.11.2025 (2 noci) ve složení 10 dvoulůžkových a 5 jednolůžkových pokojů, minimální úroveň 3*, se snídaní, v městské části Praha 6. Zadavatel požaduje možnost flexibility pro případné snížení počtu pokojů o 20 % – upřesní projektový manažer MPO. • FIXNÍ PŘÍSPĚVEK NA DOPRAVU DO ČR o Zadavatel požaduje proplacení fixního příspěvku na dopravu pro všech 25 účastníků ve výši 4 400 Kč/osoba. • STRAVA o Zadavatel požaduje proplacení příspěvku na stravné ve výši 500 Kč/osoba/den celkem na 3 dny pobytu (11.11.2025 – 13.11.2025). Proplacení proběhne v hotovosti v českých korunách projektovému manažerovi před zahájením akce. • TECHNICKÉ VYBAVENÍ o V části A tohoto odstavce poskytujeme informace potřebné k zajištění AV služeb a technické podpory, v části B pak specifikujeme konkrétní požadavky na zajištění technického vybavení. A. Informace pro zajištění AV služeb a technické podpory při pořádání konference Místo konání: Respirium, budova B, CIIRC ČVUT, Jugoslávských partyzánů 1580/3, Praha 6 - Dejvice Počet osob: 90 Jednacím jazykem bude angličtina bez tlumočení Akce bude hybridní – online streaming na YouTube (Picture-in-Picture), možnost připojení některých přednášejících vzdáleně přes ZOOM. Poptáváme zajištění AV techniky a kompletní technickou podporu vč. streamingu v průběhu akce. CLARA Days 2025 11. 11. 2025 12:30 - 20:00 12. 11. 2025 8:30 - 15:00 12. 11. 2025 15:30 - 20:00 CLARA Symposium CIIRC CTU Respirium CIIRC CTU Respirium Young AI Research Forum CIIRC CTU Respirium Harmonogram akce: CLARA Symposium Úterý 11. 11. 2025 12:30 - 13:00 Příchod hostů 13:00 - 13:10 Zahájení Video 1 13:10 - 15:00 Keynote přednášky (eventuálně online) – každá 30 min Video 1 15:00 - 15:30 Coffee break 15:30 - 15:50 Slavnostní podpis memoranda 15:50 - 16:40 Panelová diskuze moderovaná (5 osob + moderátor) Video 2 16:40 - 17:00 Závěrečný proslov Video 2 Středa 12.11. 2025 08:30 - 09:00 Příchod hostů 09:00 - 09:10 Zahájení Video 3 09:10 - 10:00 Keynote přednášky – každá 30 min Video 3 10:00 - 11:00 Vědecké prezentace 3x14 min. + 6 min dotazy Video 4 11:00 - 11:30 Coffee break 11:30 - 12:30 Vědecké prezentace 3x14 min. + 6 min dotazy Video 5 12:30 - 13:30 Oběd 13:30 - 15:00 Panelová diskuze (6 osob + moderátor) Video 6 15:00 - 15:10 Závěr Video 6 Young AI Research Forum (celé do 19:10 jako video 7) 15:30 - 16:00 Příchod hostů 16:00 - 16:05 Zahájení 16:05 - 16:15 Keynote přednáška 16:15 - 16:45 Keynote přednáška 16:45 - 17:45 Pitching sessions – prezentace až 12 x 5 min, prostor pro diskuzi s publikem 17:45 - 17:55 Coffee break 17:55 - 18:25 Keynote přednáška 18:25 - 18:55 Keynote přednáška 18:55 - 19:10 Vyhlášení ceny CLARA Young Innovator Award 2026 (konec streamingu) 19:10 - 20:00 Networking ve skupinách (bez prezentací, již se nenatáčí ani nestreamuje) Technické parametry prostor Respiria: 4. patro s osobním výtahem, budova B Pojízdná plošina pro překonání výškového rozdílu úrovně podlaží - cca 3 m Elektřina: · dva okruhy napájené z rozvaděče RS 4B1 a RS4B2 · U RS 4B2 je zásuvkový okruh na 230 V jistič 32A-B a 400 V 32A-B · U RS 4B1 je zásuvkový okruh na 230 V jistič 32A-B Rozměry sálu: 33,35 x 12,27 m Foto: https://media.cvut.cz/cs/foto/20170412-interiery-nove-budovy-cvut-ciirc#lg=1&slide=20 https://media.cvut.cz/cs/foto/20170412-interiery-nove-budovy-cvut-ciirc#lg=1&slide=21 https://media.cvut.cz/cs/foto/20170412-interiery-nove-budovy-cvut-ciirc#lg=1&slide=23 https://media.cvut.cz/cs/foto/20170412-interiery-nove-budovy-cvut-ciirc#lg=1&slide=24 Dostupná technika k dispozici v Respiriu 2x velká obrazovka na pojízdných stojanech, možné použít zvlášť nebo propojit Ozvučení, 2 bezdrátové mikrofony Možnost částečného využití pódia (na části musí zůstat klavírní křídlo) B. Požadovaná technika na CLARA Days: Indikativní seznam pro dodání kompletního technického vybavení pro prostory Respiria externě: · Projekce na velkoformátový LED screen (minimum 4,5 x 2,5 m, P3.9mm, min. 60cm nad stage) + kabeláž · Pódium 6x3m, 60cm nohy, schody, černý skirting · Ozvučení do sálu (hlediště bude zabírat 3/4 sálu respiria), stativ, odposlech · Náhledový monitor pro speakery · Kamera s dálkovým ovládáním - velký celek stage + diváci · Kamera s příslušenstvím a obsluhou - blízký celek speakři · Světla - pravděpodobně 2x + stojan pro nasvícení stage · odbavovací režie (1 pro stream, 1 pro obsah LED stěny) · odbavovací zvukařský pult (1x pro stream, 1x pro sál) · Propojovací A systém pro audio techniku - set · Propojovací V systém pro video techniku - set · 1x mikrofon bezdrátový hlavový pro moderátora · 6x mikrofon bezdrátový standard • MARKETING A PROPAGACE o Zadavatel požaduje zajištění následujících služeb: - Fotograf – zajištění služeb fotografa na všechny části akce dle harmonogramu uvedeného v bodě „Technické vybavení“ výše, žádáme pořízení alespoň 50 fotografií, ve kterých budou zahrnuty všechny části akce dle harmonogramu uvedeného v bodě „Technické vybavení“ výše. - Video – pořízení záznamu akce vč. postprodukce formou sestřihu videí za jednotlivé bloky zvlášť (7 videí uvedených v harmonogramu akce – viz bod „Technické vybavení“ výše). Seřazení videí do playlistu na YouTube. - Tisk – vytištění 150 ks informačních letáků o akci – podobu letáku včetně log dodá realizátorovi služby pořadatel akce. - Reklamní předměty – zajištění 90 reklamních plátěných tašek, 90 reklamních bloků velikosti A5 a 90 propisek. Vše s logem akce – logo dodá realizátorovi služby pořadatel akce. • SPOLEČENSKÁ AKCE A CATERING o Zadavatel požaduje zajištění následujících služeb: - Moderátor: zajištění služeb moderátora (ideálně žena pro doplnění mužského moderátora, kterého zajistí pořadatel akce), na všechny části akce dle harmonogramu uvedeného v bodě „Technické vybavení“ výše - Hostesky: zajištění služeb 2 hostesek na všechny části akce dle harmonogramu uvedeného v bodě „Technické vybavení“ výše - Catering: Místo konání: CIIRC ČVUT, Jugoslávských partyzánů 1580/3, Praha 6. Počet osob: 90 Poptáváme kompletní zajištění cateringu na následující akce v rámci CLARA Days (harmonogram akce v tabulce níže): CLARA Days 2025 11. 11. 2025 12:30 - 20:00 12. 11. 2025 8:30 - 15:00 12. 11. 2025 15:30 - 20:00 CLARA Symposium CIIRC CTU Respirium CIIRC CTU Respirium Young AI Research Forum CIIRC CTU Respirium Pozn: Stoly na založení cateringu jsou ve všech místnostech k dispozici. Specifikace cateringu - zadání: · káva, čaj a další nealkoholické nápoje (voda) formou karaf po celý den během programu k dispozici pro účastníky · Coffee break a drobné občerstvení: o bezlepková, bezlaktózová a veganská varianta o sladké a slané menší občerstvení, ovoce, zelenina o pro každý coffee break ideálně jiné nabízené varianty, aby se nabídka neopakovala · Obědy o výběr ze tří hlavních jídel o bezlepková, bezlaktózová a veganská varianta o salátové mísy, ovoce a zelenina o mini dezerty o variabilní, aby se nabídka neopakovala · Večerní občerstvení o bezlepková, bezlaktózová a veganská varianta o finger food - studené drobné občerstvení o mini dezerty, sezónní ovoce a zelenina · Bistro stoly s černým terčem: o Respirium - 25 kusů · Do kalkulace prosím zahrnout: o Obsluha, doprava, nádobí, krytí stolů, nezbytný itinerář (kromě stolů pro catering) o Večerní občerstvení – víno (červené, bílé) Catering – časový harmonogram, množství a umístění: CLARA Symposium Úterý 11. 11. 2025 Místnost: Respirium, budova B, 4. patro 12:30 - 13:00 Příchod hostů - drobné občerstvení, káva, čaj, voda do karaf atd. 15:00 - 15:30 Coffee break 17:00 - 21:00 Večerní občerstvení s networkingem Středa 12.11. 2025 Místnost: Respirium, budova B, 4. patro 08:30 - 09:00 Příchod hostů - drobné občerstvení, káva, čaj, voda do karaf atd. 11:00 - 11:30 Coffee break 12:30 - 13:30 Oběd 15:00 - 15:10 Závěr této části programu Young AI Research Forum Místnost: Respirium, budova B, 4. patro 15:30 - 16:00 Příchod hostů - drobné občerstvení, káva, čaj, voda do karaf atd. 16:00 - 16:05 Zahájení 17:45 - 17:55 Coffee break 19:10 - 21:00 Večerní občerstvení s networkingem Technické parametry prostor Respiria: 4. patro s osobním výtahem, budova B Rozměry sálu: 33,35 x 12,27 m, pro catering je možné využít zázemí v místnosti nad sálem dostupné přes pojízdnou plošinu pro překonání výškového rozdílu cca 3 m Foto: https://media.cvut.cz/cs/foto/20170412-interiery-nove-budovy-cvut-ciirc#lg=1&slide=20 https://media.cvut.cz/cs/foto/20170412-interiery-nove-budovy-cvut-ciirc#lg=1&slide=21 https://media.cvut.cz/cs/foto/20170412-interiery-nove-budovy-cvut-ciirc#lg=1&slide=23 https://media.cvut.cz/cs/foto/20170412-interiery-nove-budovy-cvut-ciirc#lg=1&slide=24 Součástí služby dále požadujeme: - Zajištění talířů, příborů, hrnků, skleniček – veškerého potřebného nádobí. - Zajištění osoby, která bude na místě připravena k obsluze (nikoliv hostesky, které budou mít jiné úkoly). - Příprava veškerého cateringu mimo prostory konání akce. Na místě nebude prostor na přípravu a dokončování občerstvení (např. v kuchyňce organizátora). • ORGANIZAČNÍ A KOORDINAČNÍ ČINNOST REALIZÁTORA o Zahrnuje zajištění výše uvedených položek, související komunikaci s projektovým manažerem MPO a účastníky twinningové mise a vypracování závěrečné zprávy v rozsahu 1 (až 2) A4 s vyúčtováním a minimálně 4 fotkami z akce. Je požadována přítomnost zástupce realizátora na místě po dobu konání akce.