Twinningová mise č. 10/25 UA municipalit na veletrh URBIS

Popis předmětu

Předmětem veřejné zakázky je organizační a koordinační zajištění incomingové mise zástupců veřejné správy z Ukrajiny, která se koná při příležitosti veletrhu a konference URBIS The Smart Cities Meetup v termínu 10.-12.6 na brněnském Výstavišti. Zástupci se zúčastní spolu s balkánskými hosty jednání s institucemi, Svazem měst a obcí ČR a dalšími partnery, dále se vybraní hosté zúčastní exkurze pořádaného balkánskými hosty a budou mít plný přístup na program konference, kde jsou pro ně po tématických skupinách připravená ještě další jednání. o Ubytování v hotelu v Brně Celkem 80x pokoj/noc v termínovém rozpětí 9. až 13.6. – 20 jednolůžkových pokojů na 4 noci pro 20 osob (účastníci mise + doprovod), minimální úroveň 3*, se snídaní, v docházkové vzdálenosti (max. 10 minut chůze) od Výstaviště Brno, v případě nedostupnosti je možné ubytování v centru Brna s přímým spojením MHD s dojezdem cca 25 minut. Zadavatel požaduje možnost flexibility pro případné snížení počtu pokojů o 20 % nebo termínový posun +/- 1 den – upřesní projektový manažer MPO. o Fixní příspěvek na cestovné Náklady na dopravu budou řešeny ve formě fixního příspěvku na cestovné ve výši 2 000 Kč na osobu, celkem pro 20 osob. Dodavatel proplatí příspěvek v hotovosti v českých korunách na místě konání dle jmenného seznamu oproti podpisu účastníků. Položka zahrnuje dopravu na trase ČR – Ukrajina. o Catering - Zajištění uvítací večeře na pondělí 9.6. pro 60 osob, lokalita v blízkosti ubytování (max. 15 min pěšky, max. 25 min MHD). Nabídka formou studeného i teplého bufetu, nutné zajistit i nápoje (nealkoholické, z alkoholických pivo), nádobí, obsluhu a další nezbytnosti. - Zajištění drobného občerstvení na kulatý stůl 11.6. dopoledne pro 40 osob. Občerstvení typu chlebíčky, koláčky, zajištění i nápojů (voda, káva), talířků, skleniček, 1 osoba z cateringu na úklid a přípravu. - Zajištění networkingového oběda na 2 dny veletrhu. Při obědě se bude podávat pouze jedno jídlo dle vybrané země: úterý 10.6. ukrajinské jídlo, 500 porcí boršče s chlebem, dále středa 11.6. balkánské jídlo, 500 porcí čevapčiči s míchaným salátem. V prostoru pavilonu bude cateringový kout (viz obrázek níže), kde budou stoly na servis i barové stolky pro konzumující hosty, součástí tohoto koutu je i prostor pro catering, kde je k dispozici lednice, přívod vody atd. (viz obrázek níže). Nutné zajistit obsluhu a nádobí (jednorázové příbory i mističky/talíře) a nápojový sortiment pro cca 500 osob (voda čistá, voda s citronem, překapávaná káva). o Vstupenky na veletrh URBIS Standardní 3denní vstupné pro 20 osob na veletrh. o Vstupenky na networkingové večery Zajištění vstupu pro 20 osob na oba oficiální networkingové večery veletrhu URBIS v úterý 10. 6. a středu 11. 6. Cena nastavena fixně na 750 Kč/osoba, souhrnná částka bude vyplacena pořadateli akce. o Organizační a koordinační činnost realizátora Zahrnuje zajištění výše uvedených položek, související komunikaci s projektovým manažerem MPO a účastníky Incomingové mise a vypracování závěrečné zprávy v rozsahu 1 (až 2) A4 s vyúčtováním. Není nutná osobní účast koordinátora na místě.