Twinningová mise č. 12/25 municipalit a institucí z Moldavska na URBIS

Popis předmětu

Předmětem veřejné zakázky je organizační a koordinační zajištění incomingové mise municipalit a institucí z Moldavska, která se koná při příležitosti veletrhu a konference URBIS The Smart Cities Meetup. o Ubytování o v hotelu v Brně Zajištění 22 jednolůžkových pokojů na 3 noci pro 22 osob (21x účastníci mise + 1x doprovod) v termínovém rozpětí 9. 6. až 12. 6. (66x pokoj/noc) a 2 jednolůžkových pokojů pro 2 osoby na 4 noci v termínu 9. až 13.6. (8x pokoj/noc), minimální úroveň 3*, se snídaní, v docházkové vzdálenosti (max. 10 minut chůze) od Výstaviště Brno a v případě nedostupnosti je možné ubytování v jiné lokalitě v Brně s přímým spojením MHD s dojezdem cca 25 minut. Zadavatel požaduje možnost flexibility pro případné snížení počtu pokojů o 20 % nebo termínový posun +/- 1 den – upřesní projektový manažer MPO. o v hotelu v Praze o Celkem 21 pokojů na 1 noc pro 21 osob (bez doprovodu) v termínovém rozpětí 12. 6. až 13. 6. (21x pokoj/noc), minimální úroveň 3*, se snídaní, preferovaná lokalita centrum Prahy. Zadavatel požaduje možnost flexibility pro případné snížení počtu pokojů o 20 % nebo termínový posun +/- 1 den – upřesní projektový manažer MPO. o Doprava do ČR 1) Letenky: Nákup 21x letenek Kišiněv-Praha a Praha-Kišiněv, přímé lety. Pokud budou letenky vyprodány, je možné zvolit variantu s přestupem (POUZE v případě vyprodání přímého spoje). 2) Fixní příspěvek: Pro 2 osoby, které budou cestovat vlakem, se bude jednat o příspěvek ve výši 2 000 na osobu. Dodavatel proplatí příspěvek v hotovosti v českých korunách na místě konání dle jmenného seznamu oproti podpisu účastníků. Položka zahrnuje dopravu na trase ČR – Ukrajina. o Doprava po ČR Zajištění mikrobusu včetně řidiče, požadován dopravní prostředek vyššího standardu (klimatizace a topení, pohodlné sedačky s opěrkami hlavy, stáří do 5 let). Harmonogram cest, kdy bude mikrobus potřeba: o 9. 6. vyzvednutí na letišti Praha a následně odvoz do Brna do hotelu. Čas příletu bude dán podle zakoupení letenek, 22 osob + řidič. o 12.6. vyzvednutí na hotelu v Brně a odvoz na hotel do Prahy, 22 osob + řidič. o 13.6. vyzvednutí v hotelu a dovoz na letiště v Praze, čas vyzvednutí dle odletu, 22 osob + řidič. o Catering Zajištění networkingového oběda na 1 den veletrhu. Při obědě se bude podávat pouze jedno jídlo dle vybrané země: čtvrtek 12.6. moldavské jídlo, 500 porcí plněných paprik masem v tomatové omáčce (Ardei Umpluti). V prostoru pavilonu bude cateringový kout, kde budou stoly na servis i barové stolky pro konzumující hosty, součástí tohoto koutu je i prostor pro catering, kde je k dispozici lednice, přívod vody atd. (viz obrázek níže). Nutné zajistit obsluhu a nádobí (jednorázové příbory i mističky/talíře) a nápojový sortiment pro cca 500 osob (voda čistá, voda s citronem, káva). o Vstupenky na veletrh URBIS 3denní vstupné na veletrh pro 24 osob. o Vstupenky na networkingové večery Zajištění vstupu pro 24 osob na oba oficiální networkingové večery veletrhu URBIS v úterý 10. 6. a středu 11. 6. Cena je dána fixně na 750 Kč/osoba. Souhrnná částka bude proplacena pořadateli akce. o Organizační a koordinační činnost realizátora Zahrnuje zajištění výše uvedených položek, související komunikaci s projektovým manažerem MPO a účastníky Incomingové mise a vypracování závěrečné zprávy v rozsahu 1 (až 2) A4 s vyúčtováním. Není nutná osobní účast koordinátora na místě.