Zajištění komplexního komunikačního servisu pro období 02/2020 až 01/2021

Popis předmětu

Zajištění komplexního komunikačního servisu České agentury na podporu obchodu / CzechTrade (dále jen „zadavatel“) na období únor 2020 až leden 2021 s cílem budování expertní pozice zadavatele, posílení a řízení dobré pověsti zadavatele v prostředí off-line a on-line a posílení akvizice nových klientů na trhu České republiky. Specifikace předmětu zakázky: Následuje detailní specifikace zakázky ve struktuře: 1. Koncept komunikační strategie propojující off-line a on-line nástroje 2. PR služby zahrnující strategické poradenství, servis vztahů s médii a realizace externí komunikace 3. Správa a komunikace na sociálních sítích zadavatele 4. On-line kampaň 5. Reporting efektivnosti komunikační kampaně ad 1. Koncept komunikační strategie propojující off-line a on-line nástroje Koncept komunikační strategie bude zahrnovat dílčí strategie využitých nástrojů pod jeden návrh a vzájemná propojení těchto aktivit s důrazem plnění dílčích komunikačních cílů pro všechny oblasti – PR aktivity, komunikace na sociálních sítích, on-line kampaně. V konceptu je potřeba minimálně reflektovat: - výběr klíčových médií, rozvržení jednotlivých médií s ohledem na cílové skupiny a komunikovaná témata včetně předpokládaného počtu a formátů. - ukázky doporučených formátů - návrh grafického zpracování některých formátů – branding zadavatele - návrh klíčových témat pro konkrétní média - doporučený harmonogram - návrh KPI pro jednotlivé oblasti - návrh vyhodnocení efektivity realizované komunikační strategie a kampaně - návrh měření a vyhodnocování výkonnosti akviziční kampaně (nárůst nových klientů, udržení stávajících klientů) ad 2. PR služby zahrnující strategické poradenství a realizaci externí komunikace Specifikace služeb: Nejčastějšími službami účastníka spojené s realizací zakázky v této oblasti budou aktivity: - podpora pozice zadavatele jako odborníka na podporu českého obchodu prostřednictvím „tváří“ agentury - hledání vhodných témat pro PR aktivity - tvorba podkladů pro média (redakční zpracování) a zajištění jejich umísťování v ekonomicky zaměřených tištěných, TVR i on-line médiích - podpora ostatních obchodních aktivit vhodnou komunikační strategií - vydávání tiskových zpráv v rozsahu cca 2 zprávy za měsíc - spolupráce na realizaci tiskových konferencí a neformálních setkání s novináři v rozsahu 2 až tří akcí za rok - taktické reakce na mediální události Další požadované činnosti spojené s PR aktivitami zadavatele - sledování médií a s tím i ekonomického a politického klimatu v ČR a zahraniční, upozorňování na případné hrozby – návrh krizové komunikace a její řešení v případě aktuálnosti, aby klient minimalizoval případný negativní dopad - budování vztahů s médii - pravidelné zprávy o činnosti a výsledcích práce, včetně vyhodnocení efektivnosti Cílem PR služeb v rámci této zakázky je prostřednictvím nastavené komunikační strategie dosáhnout: - v oblasti medializace dle typu médií – zvýšit počet mediálních výstupů v rozhlase a televizi - zvýšit podíl medializace dle priority médií v kategorii velmi vysoká nad 45 % - v oblasti s přispěním agentury – zvýšit podíl výstupů s přispěním agentury (9 % v roce 2018, bude doplněný rok 2019 leden – říjen) - v oblasti medializace dle tonality – zvýšit podíl pozitivních výstupů oproti 38 % v roce 2018, bude doplněný rok 2019 leden – říjen) - zvýšit podíl výstupů zachycených na základě vydávání tiskových zpráv a dalších sdělení (5 % v roce 2018) PR služby pro zadavatele budou fakturovány měsíčně na základě výkazu prací od vybraného dodavatele po odsouhlasení oběma smluvními stranami. Cena PR služeb se vždy bude odvíjet od hodinové sazby uvedené v nabídce. Předpokládaný rozsah PR prací nepřekročí měsíčně 60 hodinovou dotaci. ad 3. Správa a komunikace na sociálních sítích Specifikace služeb: Na základě odborných analýz bylo rozhodnuto sjednotit facebook profily (exportní úspěchy, CzechTrade, CzechTrade exportní vzdělávání) zadavatele pod jeden profil CzechTrade. Facebook profil zadavatele je nyní využíván ke komunikaci směrem do ČR. Z ohledem na stávající prezentaci zadavatele na LinkedIn je požadavkem sjednocení komunikace napříč agenturou (ČR/zahraničí) a nastavení metodiky používání LinkedIn mezi zaměstnanci, a to na případných dalších profilech zadavatele či k prezentaci pracovní činnosti na osobních profilech zaměstnanců. 1. Pokračování v práci sjednocení tří facebook profilů zadavatele (Exportní úspěchy, CzechTrade, CzechTrade exportní vzdělávání). 2. Rozvržení finanční propagace nekampaňových příspěvků na facebook profilu zadavatele v daném období (https://www.facebook.com/CzechTrade/). 3. Realizační část redakční, grafická a kontrolní činnost na facebook profilu CzechTrade v období v daném období (https://www.facebook.com/CzechTrade/). 4. finanční propagace nekampaňových příspěvků na LinkedIn profilu zadavatele v daném období (https://www.linkedin.com/company/46176/admin/ 5. nový koncept sjednocené komunikace zadavatele na Linkedin – ČR + zahraničí 6. redakční činnost na Twitter profilu zadavatele v daném období (https://twitter.com/CzechTrade) 7. zajištění školení menšího rozsahu pro zaměstnance zadavatele Detailní specifikace: ad 1. Pokračování v procesu sjednocení tří facebook profilů zadavatele (Exportní úspěchy, CzechTrade, CzechTrade Exportní vzdělávání): • Návrh řešení sjednocení facebook profilů s cílem přesunutí fanoušků stránek Exportní úspěchy a Exportní vzdělávání pod profil CzechTrade ad 2. Rozvržení finanční propagace nekampaňových příspěvků na facebook profilu CzechTrade v daném období (https://www.facebook.com/CzechTrade/): • měsíční budget vychází z konceptu komunikační strategie a zohledňuje počty nasazovaných nekampaňových příspěvků a jejich konkrétní formáty. Jednoduché formáty (foto/grafika s copy, carusel, infografika, brandovaný příspěvek) a rich formáty (animace, video, instant experience). • Zacílení jednotlivých postů bude realizováno dle navrženého konceptu a v souladu s cíli projektu, viz informace v části „Popis požadavků na on-line kampaň v daném období“ ad 3. Realizační část - související práce spojené s redakční, grafickou a kontrolní činností - na facebook profilu CzechTrade (https://www.facebook.com/CzechTrade/): Kalkulace reflektuje návrh konceptu komunikační strategie na sociálních sítích a přípravu nekampaňových příspěvků pro publikaci na facebook profilu CzechTrade. • redakční úprava podkladů dodaných zadavatelem (úvodní copy, výběr nebo úprava fotky včetně brandingu zadavatele / výběr fotky z fotobanky https://www.shutterstock.com), přizpůsobení pro mobilní zařízení apod. Branding CzechTrade vychází z grafiky použité v roce 2019 a bude se pouze adaptovat a lehce rozvíjet na základě konkrétních potřeb. Zpracované příspěvky budou využity i pro LinkedIn, formát bude pro účely LinkedIn uzpůsoben – platí však pouze u vybraných příspěvků dle relevance pro LinkedIn. • tvorba infografiky– 6x za období kampaně zpracování infografiky na základě podkladů od zadavatele včetně copy. Pokud nenavrhne účastník jinak, obvykle je infografika zpracovaná formou caruselu, jedná se o ekonomické údaje z různých teritorií určené pro podnikatele. Stylizace používané grafiky se nebude pro toto období měnit a bude stejná jako ve 2019. • publikace příspěvků na facebook profil, nastavení zacílení každého příspěvku individuálně a upravování nákladů podle reakce uživatelů (posílení v případě velkého zájmu o téma, naopak ponížení v případě výskytu negativních reakcí) • community management – komunikace s uživateli, řešení problematických až negativních reakcí uživatelů, řešení krizových situací ve spolupráci se zadavatelem, aktivní přístup a rychlé reakce ad 4. Cenové rozvržení finanční propagace nekampaňových příspěvků na LinkedIn profilu zadavatele v ČR a případně v zahraničí v daném období (https://www.linkedin.com/company/46176/admin/ • měsíční budget vychází z konceptu komunikační strategie v daném období a zohledňuje počty nasazovaných nekampaňových příspěvků a jejich konkrétní formáty. Jednoduché formáty a rich formáty – dle doporučení účastníka. • Zacílení jednotlivých nekampaňových příspěvků bude realizováno dle navrženého konceptu a v souladu s cíli projektu, viz informace v části „Popis požadavků na on-line kampaň v daném období“ • Redakční část pro nekampaňové příspěvky nebude, zadavatel bude vkládat sám a bude využívat pro tyto účely již zpracované příspěvky pro facebook. • Cena za případné doporučené jiné služby LinkedIn ad 5. Nový koncept komunikace značky CzechTrade na LinkedIn v ČR a v zahraničí. • Koncept si klade za cíl nastavení komunikace značky CzechTrade v České republice a v zahraničí, kde agentura aktivně působí na 50 teritoriích. Koncept bude obsahovat konkrétní nastavení profilu / případně profilů (ČR/ZAHRANIČÍ), variant jazykových mutací, architektury nastavených profilů (pokud bude více), využití jednotících prvků apod. včetně zohlednění soukromých profilů zaměstnanců zadavatele (nyní někteří využívají k propagaci aktivit agentury). • Dále koncept navrhne základní principy a pravidla pro zaměstnance zadavatele – jak komunikovat pracovní aktivity na LinkedIn v souladu se značkou CzechTrade, jak lépe využívat sociální sítě k propagaci aktivit agentury či získávání nových zahraničních obchodních partnerů / českých klientů. ad 6. redakční činnost na Twitter profilu CzechTrade v daném období (https://twitter.com/CzechTrade) • Přebírání příspěvků vytvořených pro facebook nebo LinkedIn profil. Tvorba příspěvků určených pouze pro Twitter - redakční úprava podkladů dodaných zadavatelem (úvodní copy, výběr nebo úprava fotky včetně brandingu CzechTrade. • Komunikace PR aktivit a posílení komunikace vůči novinářům ad 7. Zajištění školení menšího rozsahu pro zaměstnance CzechTrade • Dne 10. 2. 2020 proběhne celodenní školení zaměstnanců CzechTrade. V rámci tohoto školení bude 1-2 hodiny věnovány představení konceptu sociálních sítí CzechTrade pro dané období včetně zjednodušené metodiky pro zaměstnance – jak mají na sociálních sítích komunikovat aktivity a značku CzechTrade – konkrétní dle navržené koncepce vycházející z tohoto výběrového řízení ad 4. On-line kampaň Kampaň propaguje vybraná klíčová témata doporučená v konceptu komunikační strategie. Zahrnuje oblasti sociálních sítí (facebook, LinkedIn) a webových stránek www.czechtrade.cz. Kampaně mají mezi sebou provázanost, jsou graficky sjednocené a adaptované pro jednotlivé formáty a oblasti. Detailní specifikace: 1. Mediální plán pro facebook profil CzechTrade 2. Mediální plán pro LinkedIn profil / profily CzechTrade 3. Mediální plán pro bannerovou kampaň Mediplány budou obsahovat rozvržení financí na jednotlivé měsíce dle navrženého konceptu komunikační strategie pro dané období – typy formátů, optimální počty jednotlivých formátů, frekvence publikování příspěvků, doporučená témata, předpokládaný počet zobrazení jednotlivých druhů příspěvků, návrh KPI, % rozdělení kampaně (zacílení na zásah nebo proklik), celková cena za nasazení měsíčně či jiné doporučené období. • Zacílení a propagace bude realizováno dle navrženého konceptu a v souladu s cíli projektu, viz informace v části „Popis požadavků na on-line kampaň v daném období“ 4. Návrh realizace grafiky pro účely on-line kampaně a rozpracování do potřebných formátů. ad 5. Reporting efektivnosti komunikační kampaně Zpracování měsíčních reportů pro 3 oblasti (PR, sociální sítě, bannerová kampaň) za účelem sledování výsledků kampaně a rychlou reakcí při přípravě komunikace následujících aktivit. Celkem 12 reportů + 1 report závěrečný. Odevzdání reportu vždy do 15 dne následujícího měsíce. Specifikace služeb: 1. Zpracování měsíčního reportu PR aktivit v minimální struktuře: a. analýza mediálních ohlasů – zhodnocení efektivity PR komunikace dle návrhu účastníka, počet výstupů dle typu média, medializace dle zdroje, výstupy s přispěním agentury, dle priority médií, dle tonality b. doporučení na další období 2. Zpracování měsíčního reportu pro oblast sociální sítě - facebook profil, LinkedIn profil / profily: propagované příspěvky v daném měsíci, dosah (organický, placený, celkový unikátní, celkové zobrazení, cílení, cena za reklamu). Engagement (prokliky na článek, like, share, comment, rozklik postu, total engagement CTR. Cena za propagaci příspěvku, cena za propagaci v daný měsíc. Zpětná vazba zachycená od uživatelů a doporučení změn pro další období. 3. Zpracování měsíčního reportu pro oblast bannerová kampaň směřovanou na www.czechtrade.cz stránky a podstrnánky - doručená zobrazení, počet prokliků, CTR, plánované návštěvy, plnění plánu, CPV, cena za propagaci, nejúspěšnější grafika banneru pro dané období, doporučení změn pro další období 4. Závěrečný report z průběhu projektu včetně shrnujících kompletních čísel ke všem hodnoceným bodům, komentáře k průběhu projektu a doporučení pro další období. Odevzdání závěrečného reportu do 4. 2. 2021.