Zpracování mzdové agendy

SUBJECT-MATTER DESCRIPTION

Zajištění zpracování mzdové agendy, tj. zpracování a výplatu mezd pro cca 110 - 150 zaměstnanců (zaměstnání na základě pracovního poměru a dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr) v souladu s platnými právními předpisy upravující oblast mzdové agendy pro státní příspěvkové organizace pro Českou agenturu na podporu obchodu/CzechTrade (dále jen „zadavatel“). Zadavatel požaduje zpracování mzdové agendy v Helios Orange, ve kterém je kromě mezd zpracováváno i veškeré účetnictví zadavatele, a současně připouští možnost zpracování mzdové agendy v systému, jehož data jdou do Helios Orange nahrát tak, aby se poté u zadavatele daly pořizovat automaticky příkazy do banky a automaticky byly zaúčtovány položky po nahrání do systému Helios Orange, tj. automatické generování souborů pro nahrání do systému Helios Orange ze strany dodavatele. Veškeré vlastní úhrady – státu i zaměstnancům – provádí zadavatel sám na základě dodavatelem zpracovaných mezd. Pozn. Pro plnění této zakázky zadavatel nezajišťuje pro dodavatele vzdálený přístup. Zadavatel očekává, že dodavatel bude provádět zpracování mezd na vlastní instalaci mezd Helios Orange a zadavateli pak budou předávány datové nosiče se soubory pro nahrání/import do systému zadavatele (účetní deník, převodní příkazy). Specifikace předmětu zakázky: Zajištění nepřetržitého zpracování mezd, tj. pravidelně každý měsíc k zadavatelem určenému datu (je nutné zajistit případnou zastupitelnost). a) Zpracované mzdy budou obsahovat zejména: • rekapitulace mezd („měsíční“ - přehled jednotlivých nákladů na daná střediska zadavatele, „roční“ - celkový přehled mzdových nákladů v jednotlivých měsících roku) • přehledy odvedeného sociálního pojištění (jmenovitě na jednotlivé zaměstnance) • přehledy odvedeného zdravotního pojištění v členění podle jednotlivých zdravotních pojišťoven (jmenovitě na jednotlivé zaměstnance) • přehled dávek nemocenského pojištění jmenovitě na jednotlivé zaměstnance • přehled čerpání dovolené zaměstnanců v jednotlivém měsíci • přehled o čerpání neplaceného volna zaměstnanci v jednotlivém měsíci • přehled zůstatků dovolené jednotlivých zaměstnanců • rekapitulace zúčtovaných dohod o pracovní činnosti, rekapitulace zúčtovaných dohod o provedení práce, rekapitulace zúčtovaného odstupného • přehled zúčtovaných pohledávek za zaměstnanci • přehled o srážkách ze mzdy z důvodu exekucí na mzdu zaměstnance • přehled o zúčtovaném nepeněžním plnění zaměstnancům (dárkové poukázky atp.) • datový nosič s příkazy pro výplaty mezd, srážek a odvodů pro e - bankovnictví • datový nosič pro zaúčtování • výplatní pásky pro personální oddělení (listinná podoba) a pro zaměstnance („skryté výplatní pásky“) • podklady pro zákonné pojištění zaměstnanců v zákonem daných termínech • případně další předem dohodnuté výkazy např. pro Český statistický úřad či požadavky související s agendou mezd (např. tabulky, statistiky, podklady dle požadavků dotačních projektů) b) Mzdová položka, tj. za měsíční zpracování výplaty jednoho pracovníka, bude obsahovat zejména: • osobní převzetí/předání dokumentů nezbytně nutných pro zpracování mzdové agendy Účastníkem v sídle zadavatele • pořízení dat nového pracovníka - osobní, platové a daňové údaje, nastavení výše dovolené, zadání srážek ze mzdy, zadání a příp. změny střediska, údaje k výpočtu zákonného pojištění zaměstnance • pořízení vstupních měsíčních dat docházky a složek mezd, nemocenských dávek, dovolené vč. dovolené z předchozího roku a dodatkové dovolené, stravenek, dárkových poukázek • kontrola zpracování mezd včetně kontroly výše odvodů a srážek z mezd • přihlašování a odhlašování pracovníků na PSSZ a zdravotních pojišťovnách • vedení evidenčních listů důchodového zabezpečení • měsíční tiskové sestavy, případné tiskové podklady pro statistiky • tisk skrytých výplatních lístků • předání elektronického platebního souboru • předání souboru pro zaúčtování mezd do účetnictví v členění na střediska • vystavování potvrzení dle potřeb zadavatele a jeho zaměstnanců • zpracování dat do Informačního systému o platech na základě zákona č. 262/2006 Sb. Zákoník práce a nařízení vlády č. 328/2013 Sb. • zpracování dalších výkazů včetně výkazů uvedených v části a) tohoto bodu dle určení zadavatele např. pro ČSU, tabulky, statistiky, podklady pro dotační projekty • vypracování ročního zúčtování daní zaměstnance vč. jeho podání na Finančním úřadě • zastupování zadavatele na základě plné moci před dále zmíněnými orgány: finanční úřad, česká správa sociálního zabezpečení, zdravotní pojišťovny • a plnění dalších běžných povinností při vedení mzdové agendy. Pozn. Podklady pro zpracování mezd budou předávány vždy poslední pracovní den v měsíci. Do 2. pracovního dne následujícího měsíce bude zadavatel oprávněn upravit či doplnit původní podklady. Zpracované mzdy předá dodavatel zadavateli nejpozději 8. den v následujícím měsíci, případně předchozí den, pokud tento den bude sobotou nebo svátkem, nebo následující den, pokud tento den připadne na neděli.