Zajištění komplexního komunikačního servisu pro období únor 2021 - leden 2022

SUBJECT-MATTER DESCRIPTION

Zajištění komplexního komunikačního servisu České agentury na podporu obchodu / CzechTrade (dále jen „zadavatel“) na období únor 2021 až leden 2022 s cílem budování expertní pozice zadavatele, posílení a řízení dobré pověsti zadavatele v prostředí off-line a on-line a posílení akvizice nových klientů na trhu České republiky. Specifikace předmětu zakázky: Následuje detailní specifikace zakázky ve struktuře: 1. Koncept jednoho místa; 2. PR služby a aktivity; 3. Správa a komunikace CzechTrade na sociálních sítích; 4. Kampaně; 5. Reporting efektivnosti komunikační kampaně. Zajištěním výše uvedených služeb bude účastník budovat a zlepšovat povědomí o zadavateli, jeho aktivitách, službách a projektech mezi širokou podnikatelskou veřejností, stejně jako bude podporovat budování image značky CzechTrade jako spolehlivého a zkušeného partnera pro podporu českých firem při vstupu na nové zahraniční trhy a získávání nových klientů ve světě. Poskytované služby budou naplňovat navržený marketingový plán a komunikační aktivity zadavatele a budou v souladu s dlouhodobými cíli agentury CzechTrade. Vybraný dodavatel bude průběžně měřit efektivnost realizovaných služeb a na základě jejich vyhodnocení upravovat aktivity k řádnému plnění předmětu této zakázky ke spokojenosti zadavatele. Hodnoty značky CzechTrade: • Exportní know-how, excelentní znalosti a dlouhodobé zkušenosti díky působení pracovníků přímo v teritoriích → expert na váš export (claim); • Schopnost dosáhnout konkrétních úspěchů našich klientů; • Spolehlivost, důvěryhodnost, nadšení a pozitivní energie; • Inovativnost a schopnost rychle reagovat na změny; • Stabilita a integrita v dlouhém čase; • Klientský přístup → klientův úspěch je úspěchem i pro celou agenturu. Komplexní služby od jednoho dodavatele a cíle zakázky: Cílem zakázky je zajištění komplexního servisu v oblasti Public Relations a digitální komunikace, propojení prostředí offline a online komunikace. Intenzivní komunikace agentury v roce 2021, kdy bude agentura procházet významnými změnami jako plánovaná změna sídla, nastavení synergických procesů s dalšími agenturami státní správy, naplňování strategických cílů zřizovatele (tj. Ministerstva průmyslu a obchodu), launch nových služeb pro exportéry, pokračování v poskytování bezplatných služeb v souvislosti s COVID-19 a návrat k placeným službám (min. do 1. 4. 2021). Komunikace směrem k podnikatelské veřejnosti bude zásadní i z hlediska udržení a řízení dobré pověsti agentury a vztahů se stávajícími i potenciálními klienty CzechTrade, partnerskými organizacemi a médii. Jaký je zásadní požadovaný přínos dodavatele v této zakázce: • Koncept jednoho místa = provázání komunikovaných témat v PR oblasti a v digitálním prostředí, vnitřní koordinace a organizace týmů pro využití obsahu / témat / kampaní ve více komunikačních kanálech a úprava formátu nutná pro danou publikaci, propojení a tím i nastavení efektivnějších procesu pro komunikaci; • Strategické poradenství v oblasti PR a digitální komunikace; • Vlastní silná síť kontaktů na média a novináře; • Flexibilita, časová disponibilita, rychlost řešení zadání i zpracování (cca 80 % z objemu zakázky je realizováno nárazově), dále pak preciznost, kvalita výstupu a dotahování projektů; • Upevňování image značky CzechTrade pomocí symbolů a v souladu se stanovenými cíli a hodnotami značky, včetně jasného propojení „CzechTrade a export“ v rámci státní podpory a eliminace toho, aby byla agentura zaměňována s jinou státní institucí; • V oblasti akvizice nových klientů je potřeba přesvědčit potenciální zákazníky, kteří nedůvěřují možnostem agentury nebo neznají rozsah potenciální státní podpory exportu, o přidané hodnotě služeb agentury CzechTrade; • Pomocí správně zacílených kampaní a promovaných příspěvků navýšení objednávek zvláště u služeb, které lze objednat online (např. webináře, semináře, Adresář exportérů, Adresář designérů nebo newsletter CzechTrade denně), dále pak konkrétní akce (veletrhy, výstavy, konference, organizované konzultace). Stávající aktivity CzechTrade v oblasti Public relations a digitální komunikace: a) PR aktivity v roce 2020: Služby dodavatele jsou především využívány pro komunikaci s novináři, tvorbu tiskových zpráv, tvorbu PR článků a rozhovorů včetně komunikace s vybranými ekonomickými médii, organizaci tiskových konferencí a přidružených stream diskuzí, krizovou komunikaci a strategické PR poradenství, správu profilu CzechTrade na twitter (příspěvky na twitter profilu CzechTrade nejsou finančně podporovány), reporty mediálních výstupů doplněné o budoucí doporučení. CzechTrade je partnerem celostátní přílohy magazínů Euro a Profit s titulem Český export a podnikání (2019/2020), vč. článků na zpravodajském webu vydavatele magazínu. Dále přispívá do magazínu Trade News. Během roku CzechTrade pořádá nebo spolupořádá zpravidla 3 tiskové konference (únor, červen a listopad), vydává v průměru 2-3 tiskové zprávy měsíčně. b) Digitální komunikace v roce 2020: Služby dodavatele jsou především využívány pro správu profilů na sociálních sítích CzechTrade, konkrétně LinkedIn a facebook. V rámci správy se jedná o branding, redakční zpracování příspěvků, propagace příspěvků, community management, strategické poradenství a budoucí rozvoj nejen pro komunikaci v ČR, ale i v zahraničí prostřednictvím sítě zahraničních kanceláří CzechTrade, poradenství a školení pro zaměstnance. Součástí služeb jsou rovněž měsíční reporty doplněné o budoucí doporučení. Napřímo CzechTrade kontroluje notifikace, propojení s relevantními stránkami, částečně community management, lajkování a komentování partnerům a klientům CzechTrade, kontrolu komunikace zaměstnanců po etické i brandové stránce. • Od roku 2019 CzechTrade finančně podporuje většinu příspěvků na facebook profilu CzechTrade; • Od roku 2020 CzechTrade finančně podporuje vybrané příspěvky na LinkedIn profilu CzechTrade; • Ročně CzechTrade realizuje zpravidla až 6 digitálních kampaní směřovaných obvykle na stránky www.czechtrade.cz, konkrétně pak dle komunikovaného tématu. Digitální kampaně jsou často propojené s PR (podle tématu) a tvoří jeden koncept. Přehled hlavních komunikačních nástrojů CzechTrade: - webové stránky www.czechtrade.cz - komunikují směrem k českým firmám a představují agenturu, služby a projekty, zahraniční síť včetně některých obchodních informací související s daným teritoriem, kalendář akcí, novinky z teritoria zpracovávané zahraniční sítí CzechTrade, projekty z fondů EU a kontakty. Podstránku „Exportní úspěchy“ bereme jako výkladní skříň aktivit CzechTrade a úspěchů a informací pro klienty. Na tuto podstránku jsou vkládány dílčí články z magazínu Český export a podnikání, články zpracované redakcí BusinessInfo.cz, nově některé online semináře, reference od našich klientů; https://www.czechtrade.cz/reference. Sem je pak směřována většina příspěvků na SoMe. Ostatní příspěvky pak do kalendáře akcí na konkrétní připravované/akce. Digitální kampaně jsou rovněž směřovány na jednotlivé stránky podle tématu; - Sociální sítě, profily na facebook (cílovou skupinou je široká veřejnost), LinkedIn (cílovou skupinou jsou podnikatelé), Twitter (cílovou skupinou jsou organizace, instituce a média) – brandované příspěvky s vlastním obsahem komunikují aktivity CzechTrade a informace, které jsou pro klienty CzechTrade zpracovávány; - Časopis Český export a podnikání – měsíční magazín, který vychází vždy jako příloha ekonomického časopisu (podle vydavatelského domu na základě veřejné zakázky). Magazín je určený především vývozcům a dalším podnikatelům působícím v oblasti přeshraničního obchodu. Každé číslo je zacíleno na určitou zemi nebo region, který je zajímavou destinací pro české podniky. Měsíčník přináší doporučení stran toho, o které výrobky nebo služby je v dané zemi aktuálně zájem, jaké jsou kulturní odlišnosti při jednání s místními partnery nebo jakou lze pro obchod získat pomoc u českých veřejných institucí. Magazín také zprostředkovává zkušenosti konkrétních vývozců, kteří už na zahraničních trzích uspěli; https://www.businessinfo.cz/clanky/cesky-export-a-podnikani-2; Parametry nastavené pro rok 2020 a garantované dodavatelem:  minimálně 17 000 jako vkládaná příloha týdeníku Euro  minimálně 50 000 ks jako příloha měsíčníku Profit  500 ks pro MPO / CzechTrade / CzechInvest - vlastní distribuce  mailing 20 000 odběratelů - Trade News – dvouměsíčník pro MSP, kam CzechTrade přispívá odbornými články a rozhovory; - webové stránky www.businessinfo.cz - portál pro podnikatele a exportéry do kterého přispívá více než 30 státních a nestátních organizací a institucí. Publikované informace jsou aktuální a ověřené. CzechTrade zde komunikuje: informace z teritorií, zahraniční poptávky, akce, úspěchy klientů apod.; https://www.businessinfo.cz/clanky/?q=czechtrade&pg=1&in=content; - kanály youtube – video reportáže a videa z kampaně „12 úspěšných“ jsou umístěna na youtube kanále CzechTrade official https://www.youtube.com/channel/UCTX1njeCWSNt_95xLC9kWGw. Videa natáčená redakcí Businessinfo.cz jsou umístěná na stejnojmenném kanále https://www.youtube.com/user/BusinessInfoCZ v kapitole Úspěšní exportéři a v kapitole Agentura CzechTrade; - Newsletter CzechTrade denně – souhrn informací, které si klient pomocí filtru nastavuje sám a které denně dostává do svého emailu (akce, zahraniční poptávky, novinky ze zahraničí atd.).