Twinningová mise č. 2/24 účastníků mezinárodních projektů a evropských Smart City expertů při veletrhu URBIS

SUBJECT-MATTER DESCRIPTION

Předmětem veřejné zakázky je organizační a koordinační zajištění twinningové mise účastníků mezinárodních projektů a evropských Smart City expertů, která se koná při příležitosti veletrhu a konference URBIS The Smart Cities Meetup. o Ubytování v hotelu v Brně Celkem 40x pokoj/noc v termínovém rozpětí 3.6. až 7.6. – 10 až 12x dvoulůžkový pokoj s manželskou postelí (zpravidla obsazený jednou osobou, výjimečně dvěma) pro celkem 10 až 15 osob (zahraniční návštěvníci a doprovodný personál mise), úroveň hotelu 4*, se snídaní, lokace buď v centru Brna s dostupností do 25 minut MHD na výstaviště, nebo v bezprostřední blízkosti výstaviště (max. 10 minut chůze). Délka pobytu jednotlivých osob se bude lišit, zadavatel proto požaduje možnost flexibility se snížením počtu pokojů o 30 % – upřesní projektový manažer MPO. o Doprava – fixní položka Pokrytí nákladů na dopravu do ČR a zpět pro zahraniční účastníky a dopravu v rámci ČR pro zahraniční účastníky i doprovodný personál mise. Dodavatel proplatí po domluvě s účastníky a na základě pokynů projektového manažera MPO buď přímo nákup cestovních dokladů, nebo fakturu vystavenou účastníkem. Pro podávání nabídek zadavatel nastavil výši této položky fixně na částku 140 tis. Kč s ohledem na možné kolísání cen a odlišné trasy a způsob dopravy jednotlivých účastníků. V případě úspor bude dodavatelem fakturována částka vycházející z reálně vynaložených nákladů. Součástí nákladů na dopravu může být i přenocování v Praze či Vídni v rámci příletu či odletu. o Vstupenky na veletrh URBIS Standardní 3denní vstupné pro 40 osob. Kontaktní osoba Veletrhů Brno: Miroslava Badalová: +420 725 195 120 nebo mbadalova@bvv.cz. o Vstupenky na networkingové večery Zajištění vstupu pro 40 osob na oba oficiální networkingové večery veletrhu URBIS v úterý 4. 6. a středu 5. 6. Kontaktní osoba Veletrhů Brno: Miroslava Badalová: +420 725 195 120 nebo mbadalova@bvv.cz. o Tlumočení Zajištění simultánního tlumočení konferenčního programu viz následující rozpis (detaily budou dále upřesňovány projektovým manažerem MPO): • Čeština/angličtina + angličtina/čeština – Tlumočení hlavní linky konferenčního programu 3 dny (4. až 6. 6.) á 9 hodin (cca 9–18). Zahrnuje zajištění tlumočníků v adekvátním počtu a 500 ks staniček se sluchátky. Vybavené tlumočnické kabiny jsou na místě k dispozici. – Tlumočení odborného doprovodného programu v sále Morava: 4. 6. na cca 2,5 hodiny (14:30–17:00) a 5. 6. na cca 6,5 hodiny (9:30–12:00 a 13–17). Zahrnuje zajištění tlumočníka/tlumočníků, tlumočnické kabiny s vybavením (1 jazykový kanál) a 100 ks staniček se sluchátky. – Tlumočení odborného doprovodného programu v agoře pro start-upy: 4. 6. na cca 5 hodin (13–18), 5. 6. na cca 7 hodin (10–12 a 13–18) a 6. 6. na cca 6,5 hodiny (10–12 a 13:00 – 16:30). Zahrnuje zajištění tlumočníka, tlumočnickou kabinu s vybavením nebo našeptávák (1 jazykový kanál) a 30 ks staniček se sluchátky. – Tlumočení odborného doprovodného programu v agoře národní zóny: 4. 6. na cca 1,5 hodiny (13:00–14:30), 5. 6. na cca 5 hodin (12:30–17:30) a 6. 6. na cca 2 hodiny (15–17). Zahrnuje pouze zajištění tlumočníka, technika je společná s následujícím odstavcem. • Angličtina/ukrajinština + ukrajinština/angličtina – tlumočení odborného doprovodného programu v národní zóně 4. 6. cca 2 hodiny (14–16), 5. 6. cca 2 hodiny (10–12) a 6. 6. cca 3 hodiny (9:30–12:30). Zahrnuje zajištění tlumočníka/tlumočníků, tlumočnické kabiny s vybavením (1 jazykový kanál) a 70 ks staniček se sluchátky. Vybavení zůstane k dispozici po celé 3 dny v čase 9–18. V časech mimo uvedené programové bloky bude k dispozici 1 osoba pro tlumočení obchodních jednání. • Technická obsluha na celé 3 dny 4. až 6. 6. (9–18). Jednotlivé programové části se budou odehrávat v těsné blízkosti. o Organizační a koordinační činnost realizátora Zahrnuje zajištění výše uvedených položek, související komunikaci s projektovým manažerem MPO a účastníky twinningové mise a vypracování závěrečné zprávy v rozsahu 1 (až 2) A4 s vyúčtováním a minimálně 4 fotkami z akce. Dále je požadována účast 1 osoby koordinátora v termínu 3. 6. (od 10:00) do 6. 6. (do 18:00), tj. celkem 4 dny v Brně. Hlavním úkolem koordinátora bude asistence při check-inu, informační podpora zahraničních účastníků, práce se subdodavateli na místě a výpomoc projektovému manažerovi MPO.