CZ V4 PRES – Zajištění doprovodných programů v rámci předsednictví České republiky Visegrádské skupině 2023/2024

SUBJECT-MATTER DESCRIPTION

Účel veřejné zakázky je zajištění doprovodných/společenských/výjezdních kongresových akcí spojených s předsednictvím České republiky Visegrádské skupině (dále také „CZ V4 PRES"). S vybraným dodavatelem bude uzavřena rámcová dohoda. Specifikace předmětu VZ je podrobně rozepsána v rámcové dohodě a jejích přílohách, které jsou přílohou této zadávací dokumentace. Bude se jednat zejména o: a) kompletní koordinace organizace společenských, doprovodných a ostatních akcí pořádaných v rámci předsednictví ČR Visegrádské skupině ve spolupráci se zadavatelem a dle pokynů zadavatele, a to i vůči poskytovateli vybraných prostor a dodavatelům souvisejících dílčích služeb – produkce, technického zajištění (konferenční techniky), moderátorů, odborných průvodců, denního i večerního občerstvení a ubytování organizátorům nebo účastníkům hlavního programu; b) zajištění pronájmu prostor vhodných pro pořádání akcí vysokého významu včetně personálu, grafické navigace a servisních služeb (šatna, recepce v předsálí apod.); c) koordinace účastníků společenských akcí na místě, kontrola jejich akreditace; d) zajištění a rozmístění veškeré navigace pro účastníky v místě konání akce (grafický manuál pro výrobu navigace dodá zadavatel); e) vytvoření kompletního scénáře akce dle instrukcí zadavatele; a ve spolupráci se zadavatelem zajištění plnění odsouhlasené verze v průběhu akce; f) koordinace transferu VIP a ostatních účastníků akce (Dodavatel zajišťuje celkovou koordinaci dopravy, fyzickou dopravu účastníků pouze v rámci akcí, kde je přímo požadována kalkulace dopravy viz příloha č. 1 závazného návrhu rámcové dohody.); g) koordinace jednotlivých řečníků a celého programu akce, včetně doprovodných pražských i případných mimopražských akcí; včetně koordinace moderátora akce, pokud bude využit; h) koordinace informací vůči účastníkům akce v době konání vlastní akce; i) organizace školení BOZP a požární ochrany veškerého personálu přítomného v místě konání akce; j) součinnost při vyhodnocení akcí; k) koordinace služeb přímo hrazených zadavatelem. Specifikace předmětu VZ je podrobně rozepsána v závazném návrhu rámcové dohody, který je přílohou této zadávací dokumentace. Rámcová dohoda bude uzavřena s jedním dodavatelem. Více informací naleznete v zadávací dokumentaci.